Как хранить и куда подкладывать чеки кассового аппарата

Как хранить чеки по эквайрингу: нормы закона и требования банков

Как хранить и куда подкладывать чеки кассового аппарата

В статье мы рассмотрим, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Узнаем, для чего нужны слип-чеки и сколько их необходимо хранить, согласно нормам закона. Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по передачи чеков в банк и собрали рекомендации по правильному хранению слипов.

Нужен ли чек при эквайринге

Споры о том, нужен ли фискальный чек при оплате онлайн, а также о том, необходимо ли его сохранять, ведутся с 2003 года.

В это время был принят закон №54-ФЗ, который определяет использование кассовых аппаратов (ККМ) при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными.

Но данный акт не учитывал усовершенствование технологий и появление возможности онлайн-оплаты. До июля 2016 года данный закон можно было трактовать так:

«Фискальный чек необходим в случае оплаты товара или услуги банковской картой через платежный терминал либо при оплате наличными. Чек не требуется при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы».

На сегодняшний день это мнение не является верным. Вышедший 3 июля 2016 года федеральный закон №290, однозначно утверждает, что фискальный документ необходим при любом способе оплаты, в том числе при:

  • продаже товаров и услуг;
  • выплате выигрышей по лотерейным билетам;
  • электронных платежах (например, на счет мобильного телефона или за ЖКХ через приложение);
  • получении платного контента (приложения, игры, книги, софт и так далее);
  • и другие.

Поэтому ответ на вопрос, нужны ли чеки при эквайринге, однозначен: да, нужны. При этом их необходимо хранить определенное время. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Все документы, которые относятся к категории первичных кассовых, по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило утверждено постановлением Правительства РФ №470 от 23 июня 2007 года.

Однако, в законе предусмотрено исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков. Срок хранения этих двух документов — 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу и других подобных документов занимается материально ответственное лицо. При этом Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.

По договору эквайринга, как правило, предусмотрен срок хранения чеков и других документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов. Он равен трем годам. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение трех дней со дня получения запроса от банка.

А теперь рассмотрим, для чего и как надо хранить чеки.

Для чего нужно сохранять чеки

В первую очередь, наличие сохраненных чеков обусловлено необходимостью для самого предприятия:

  • Во избежание штрафа от налоговой инспекции (например, при утере Z-отчета) и для корректного ведения бухгалтерии (для наличного и безналичного расчета выделяются разные секции кассы, что позволяет избежать двойного налогообложения).
  • Для урегулирования спорных ситуаций с клиентом.
  • Для возврата денежных средств.
  • В некоторых случаях для проверки статуса платежа.

Помимо этих случаев, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.

Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают. Никакие особые условия хранения не смогут повлиять на этот процесс. Но чеки от эквайринга надо хранить определенное время. А как это сделать, если через несколько месяцев вся информация исчезнет?

Сохранить данные отчетов или чеков поможет ксерокопия документа. При этом оригинал прикладывается к копии (даже если он выцвел), а сама копия заверяется ответственным лицом и печатью организации. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.

Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется. Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.

Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. Свидетельством тому является закрывающий отчет по терминалу. Однако, иногда банк присылает запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции. Это делается во многих случаях, в частности, для профилактики мошеннических действий со стороны покупателей.

Для того чтобы правильно предоставить банку всю необходимую информацию, ознакомьтесь с пошаговой инструкцией:

№ п/пАлгоритм действий
1.Получение запроса от банка на предоставление слипа (-ов) за определенный период.
2.Необходимо найти чеки за тот период, который указал банк.
3.Слип-чеки (+ их заверенные ксерокопии, если чеки выцвели) и требуемые банком пояснения описываются, т. е. составляется опись документов.
4.Документы упаковываются в пакет или папку. Опись прикладывается к пакету.
5.Документы отправляются в банк с курьером (вашим или от банка). Можно отвезти пакет самостоятельно в офис банка.
6.На описи ставится отметка о принятии документов ответственным лицом (работником банка или курьером).

(2 4,00 из 5)

Источник: https://rko-bank.ru/stati/hranenie-chekov-po-ekvajringu.html

Какие чеки и квитанции нужно сохранять? И как долго?

Как хранить и куда подкладывать чеки кассового аппарата
https://www.znak.com/2019-04-01/cheki_i_kvitancii_kakie_i_kak_dolgo_sleduet_hranit_v_semeynoy_buhgalterii

2019.04.01

Carli Jeen / unsplash.com

Покупка любого товара или услуги должна оставлять свой финансовый след — в виде чека или квитанции.

Вместе с этими документами вы получаете свидетельство, что оплатили покупку, а заодно гарантии, предоставляемые по закону о защите прав потребителей.

Но имеет ли смысл хранить все эти чеки и квитанции? И если да, то как долго? И как быть, если напечатанный на кассовой ленте чек физически сохраняется меньше юридического срока его действия? Обращаемся за советами к специалистам.

Берите и берегите

Вопрос вопросов — брать ли чеки, которые продавцы отбивают и со словами «Спасибо. Приходите еще» выдают вам при каждой покупке? В среднем каждый слышит эти слова по несколько раз в день, но далеко не каждый чек оказывается в нашем кармане. А если такое и случилось, то почти наверняка случайно найденному там финансовому документу уготовано отправиться в урну.

И напрасно, уверен Игорь Файнман, специалист по личным финансам и инвестициями. Игорь — убежденный сторонник того, что почти все, что отбивают нам через кассовые аппараты и терминалы оплаты, следует хранить, притом как можно дольше.

Его персональная бухгалтерия — уже не абстрактная фигура речи после того, как еще 10 лет назад основатель челябинской «Академии финансов и биржи» приобрел несгораемый шкаф.

Туда его владелец все это время помещает скрупулезно разложенные по папкам чеки, квитанции, договоры… 

Все это может потребоваться на случай, если ваши отношения с контрагентом не ограничились совершением конкретной сделки, поясняет эксперт.

Контрагентом выступает магазин, где пару недель назад вы брали себе новые джинсы, или ресторан, где были на деловом обеде. Если джинсы не подойдут, чек поможет обменять их на подходящий товар.

А если после посещения ресторана вы почувствовали себя плохо, фискальный документ послужит доказательством, которое вы сможете приложить к судебному иску.

Иван Лемзяков, председатель Уральской палаты защиты потребителей, напоминает, что российский закон о защите прав потребителей все же не обязывает нас хранить чеки и квитанции.

По закону (пункт 5 статьи 18) вами могут быть предъявлены и другие доказательства совершения и оплаты покупки, в том числе свидетельские показания (пункт 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.06.2012 N 17 «О рассмотрении судами гражданских дел по спорам о защите прав потребителей»).

Есть наработанная судебная практика, где потребители факт покупки товара доказывают не только свидетельскими показаниями, но и, например, фото- и видеозаписями, которые были сделаны при покупке товара, подтверждает Геннадий Локтев из «Европейской юридической службы». 

С этой точки зрения, очевидным становится простое решение: фотографировать чеки на смартфон или делать их скан-копии, сохраняя потом на своих устройствах или в облачном хранилище. Если возникнет необходимость, к продавцу можно будет обратиться с досудебной претензией (требованием) в письменной форме и, приложив это фото, дать ему понять, что закон на вашей стороне.

Но, замечает Иван Лемзяков, оригинал документа — все же лучший аргумент. А раз так, то привычка хранить чеки — по крайней мере, до истечения гарантийного срока или срока службы товара — может оказаться весьма полезной. И несгораемый шкаф с подобным содержимым уже не выглядит какой-то крайностью. 

Хранить чеки потребитель по закону не обязан.

Но их наличие ускорит решение неприятных вопросов, которые могут возникнуть с оплаченным товаромViktor Pogontsev / Russian Look

Наличие задокументированного подтверждения совершения покупки упрощает взаимодействие покупателя с продавцом, согласна Елена Леонова, управляющий директор торговой сети «Ситилинк» по Свердловской и Тюменской областям. Да, закон на стороне потребителя: при возврате денег по причине наличия в товаре существенного недостатка клиент пишет заявление об утере кассового чека и продавец обязан без разговоров вернуть деньги. К тому же сегодня многие магазины и торговые сети не просто могут восстановить чек, но и определить, что товар был действительно приобретен у них, — по его серийному номеру. Зная эти нюансы, можно не заморачиваться хранением чеков. Но процесс идентификации покупки и решение вопросов, связанных с заменой товара или возвратом денежных средств, с чеком проходят быстрее. 

«В этой связи я бы порекомендовала хранить чеки на товар как минимум в течение гарантийного срока», — резюмирует Елена Леонова.

Чем дороже, тем строже

Тамара Касьянова, управляющий партнер АО «2К», предоставляющего аудиторские и юридические услуги, определенно советует озаботиться хранением чеков и квитанций, которые смогут подтвердить ваши права как приобретателя дорогостоящих товаров и услуг.

Директор юридической службы «Единый центр защиты» Константин Бобров уточняет, что такие документы следует хранить не только в течение гарантийного срока или срока годности товара, о котором покупатель ставится в известность до заключения договора купли-продажи. 

Арифметика здесь совершенно простая: к гарантийному сроку прибавляете трехлетний срок исковой давности, в течение которого вы также вправе напрямую предъявлять претензии к продавцу по поводу обнаружения недостатка, повлиявшего на потребительские свойства товара. И получаете время, которое должен храниться чек.

То есть если условная микроволновка на двухлетней гарантии, то с учетом срока исковой давности храните документы на нее пять лет с момента покупки. То же самое с оказанными вам услугами (выполненными для вас работами).

При этом имейте в виду, что если вы не заявили о претензиях в течение гарантийного срока, на вас ляжет бремя доказательства, что недостатки дали о себе знать в период его действия. А по завершении срока исковой давности ни один суд не встанет на вашу сторону. 

Очевидно, чек об оплате уличной парковки тоже следует хранить — на тот случай, если вас вдруг решат оштрафовать за неоплату. Срок исковой давности по таким делам — три годаЯромир Романов / Znak.

com

Иван Коллегов, руководитель департамента фискальных решений компании «АТОЛ», производящей кассовую технику и программное обеспечение к ней, в случае с дорогими приобретениями предлагает не ограничиваться чеками и гарантийными талонами. Еще недавно продавцы бытовой техники настоятельно рекомендовали беречь упаковку — на тот самый гарантийный случай.

Не всем потребителям по вполне понятным причинам это нравилось. И как итог — такие рекомендации в магазинах вскоре звучать перестали. Но объективности ради, сохраненная упаковка — это еще один аргумент на вашей чаше весов. 

Хорошая новость в том, что есть компромиссный вариант: необязательно хранить коробку целиком — достаточно вырезать ту ее часть, на которую нанесен штрих-код, считанный при покупке.

Игорь Файнман из «Академии финансов и биржи» советует как можно дольше хранить еще несколько разновидностей финансовых документов. Например, полезно сохранять документы, которые в случае необходимости засвидетельствуют, что вы в расчете с банком, у которого брали кредит.

Желательно, чтобы это была не просто стопка чеков из банкомата, через который вы делали ежемесячные платежи, а справка из кредитной организации о том, что долг погашен и у банка к вам нет никаких претензий. Такую по первому требованию должны выдавать в банке.

С учетом срока исковой давности этот документ разумно хранить не меньше трех лет.

Хорошо сохранять квитанции о ремонте и обслуживании автомобиля. Надумаете продавать — покупателю будет легче понять историю того, что он берет, а вам — убедить его, что машину обслуживали как надо. До пяти лет сохраняйте квитанции об оплате коммунальных услуг.

Даже если вы давно пользуетесь онлайн-банком, системами электронных платежей, порталом Госуслуг и прочими прелестями цифровой экономики, в которой все ваши финансовые действия априори оставляют свой след, юристы по-прежнему настроены консервативно.

И предупреждают: таких ретроградов, которые верят разве что бумажке с печатью банка, все еще полно и в жэках, и в судах…

Россияне все активнее пользуются сервисами электронных платежей, находя в этом преимущества и с точки зрения защиты прав потребителейНаталья Ханина / Znak.com

Больше цифры

Тем не менее прогресс не остановить. Пусть медленно, но верно мы переходим на электронный документооборот, а значит, уже сейчас можно попробовать обзавестись виртуальным сейфом для финансовых документов, которые стоит хранить как можно дольше. В самом деле, чеков и квитанций в нашей жизни становится все больше.

И разобраться с их систематизацией и хранением обывателю, не имеющему специальной подготовки, все сложнее. Тем более что у чеков есть отвратительное свойство — недолговечность, а закон никак с этим не борется.

Срок жизни термохимического слоя, то есть тех самых «чернил», нанесенных на бумажный чек, законодательно не установлен.

Но, как напоминает Иван Коллегов из компании «АТОЛ», с 2017 года любой потребитель вправе запросить на кассе дополнительный экземпляр чека — электронный (пункт 2 статьи 1.2. 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». 

Для этого достаточно сообщить продавцу свой мобильный телефон или адрес электронной почты — и после оплаты документ поступит к вам в виде sms или электронного письма.

Антон Румянцев, директор оператора фискальных данных OFD.ru уточняет: магазин не вправе отказать в ответ на такую просьбу, иначе его ждет штраф. Но есть единственное условие — сообщить свои данные для получения электронного чека покупатель должен строго до момента расчета.

«С электронными чеками вести домашнюю бухгалтерию гораздо проще. Их можно скачивать и сохранять в отдельном файле. Электронный чек не выгорает, не рвется и не намокает, его гораздо сложнее потерять.

Если потребуется вернуть или заменить товар — электронный чек или его распечатку примут без вопросов, так же, как и бумажный», — говорит о преимуществах альтернативы Антон Румянцев.

И дает еще один простой совет: покупая технически сложный или просто дорогой товар, предусмотрите получение электронного чека. 

Резюме

Итак, резюмируя рекомендации специалистов:

— по возможности храните чеки или их фотокопии. Их наличие помогает отстоять ваши права потребителя;— храните оригиналы чеков на дорогие покупки и другие важные финансовые документы.

Эксперты советуют учитывать гарантийный срок и прибавлять к нему срок исковой давности — три года;

— переходите на электронные чеки, тем более что магазины вам должны их предоставлять по первому требованию.

Так не придется переживать о сохранности документов, напечатанных на чековой ленте. 

Источник: https://www.znak.com/2019-04-01/cheki_i_kvitancii_kakie_i_kak_dolgo_sleduet_hranit_v_semeynoy_buhgalterii

Как хранить чеки

Как хранить и куда подкладывать чеки кассового аппарата

Чеки – вещь не долговечная. Однако они являются бухгалтерскими документами, а значит, их нужно сохранить, причем, на определенный срок.

Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования.

Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Однако это тоже срок. А чеки, выбиваемые современными кассовыми аппаратами, со временем выцветают. На них уже не видно ни даты, ни суммы, ни какой-либо еще информации.

В детстве, чтобы прочитать информацию на кассовом чеке, мы подносили его к лампочке. От нагревания на нем проступали заветные буквы и цифры. Понятно, что такой метод налоговой инспекции или бухгалтерии не предъявишь.

Но проблему выцветших чеков можно решить при помощи ксерокопирования.
Ксерокопии тоже могут подтвердить расходы. Для этого копии чеков должны быть заверены подписью должностного лица, а также печатью организации.

Оригиналы, пусть даже выцветшие, нужно хранить вместе с ними.

Но чеки это еще полбеды. На такой же кассовой ленте печатаются Z-отчеты. Они, согласно положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. N 745), в отличие от чеков должны храниться не менее пяти лет, как и все первичные документы.

За пять лет Z-отчет может выцвести. Поэтому ему также можно ксерокопировать.

Однако он должен храниться вместе со справкой-отчетом кассира-операциониста по унифицированной форме N КМ-6 о выручке за смену, так как, по сути, является приложением к ней.

Обычно Z-отчеты прикрепляются к обратной стороне справки. Однако правила документооборота кассовых документов все равно нужно отразить в учетной политике организации.

При этом кассовый чек первичным документов не является, а Z-отчет как раз таковым считаются. В случае налоговой проверки оштрафовать могут как раз за отсутствие первичных документов.

Но даже при этом в законе есть лазейка – величина штрафа за отсутствие первичных документов, если они не привели в занижению налоговой базы, не должна превысить 5 тысяч рублей.

То есть Z-отчет может отсутствовать (например, если не «дожил» до проверки с момента печати), главное, что у организации все было в порядке с уплатой налогов и бухгалтерской отчетностью.

Нередко люди сталкиваются с проблемой того, что кассовые чеки быстро выцветают, становятся белыми. А ведь они могут быть необходимы для налоговой, для оплаты обучения, для подсчета семейных расходов в конце месяца либо для получения скидки в каком-либо магазине.

Большая часть магазинов печатает чеки на специальной термобумаге, которая требует нагрева, чтобы получить надпись или изображение.

Для предпринимателей очень удобно использовать данный способ, так как он не требует особых затрат на краску.

Тем не менее для покупателей есть существенный недостаток такой бумаги – она быстро выцветает под воздействием солнечного света, высокой температуры и влажности. Чек может стать либо белым и пустым, без единой надписи, либо почернеть.

Способы восстановления уже выцветших чеков

Может возникнуть ситуация, когда какая-либо важная квитанция необходима для отчета.

Но что же делать, если она уже выцвела и пришла в негодность? Одним из вариантов будет использование огня в качестве проявителя текста. Следует взять зажигалку и аккуратно поднести ее к бумаге.

Нужно быть крайне осторожным, чтобы не сжечь квитанцию без остатка. Выцветший текст вполне может проявиться таким образом.

Второй способ – использование специального раствора из соды и соли, куда нужно погрузить чек. Под воздействием этих веществ чернила вернутся и станут более читабельными.

Помимо этого, можно погладить бумагу утюгом, чтобы тепло позволило выцветшим буквам стать более заметными.

Все вышеперечисленные способы довольно рискованные, так как при неосторожности возможно уничтожить чек полностью, без права восстановления.

Лучше, конечно, не допускать таких ситуаций, в которых придется потом восстанавливать квитанцию. Это серьезные вещи, с которыми шутить нельзя. Для того чтобы таких недочетов не произошло, следует хранить необходимые бумаги должным образом.

Для чего могут понадобиться чеки

Впору задаться вопросом: а зачем вообще хранить у себя кипу ненужных бумаг? На самом деле, часто квитанция оказывается нужна именно после того, как ее уже выбросили.

Случаи, в которых чек может понадобиться:

1. Возврат товара по гарантии. При покупке дорогой техники или мебели покупателю дают гарантию, которая действует несколько лет. Нередко оказывается так, что вещь испортилась, и ее нужно вернуть или обменять, а квитанция при долгом хранении уже потеряла не только свой презентабельный вид, но и информацию.

В этом случае покупателю будет очень неприятно, так как со сломанным товаром уже ничего нельзя будет сделать за неимением доказательств его покупки.2. Получение скидки в магазине. В некоторых магазинах есть бонусы, которые можно получить при накоплении чеков с покупок.

Например, покупатель предъявляет чеки на определенную сумму, а продавец выдает ему скидочную карту.3. Ведение домашнего хозяйства. Многие семьи занимаются тем, что накапливают чеки за месяц, а в конце подсчитывают потраченную на определенные продукты сумму.

Эти подсчеты являются необходимой частью семейной экономики, ибо без этого невозможно рассчитать дальнейшие перспективы.

4. Доказательство оплаты услуг. При оплате обучения или же ЖКХ услуг могут возникнуть какие-либо проблемы, которые удастся решить только при представлении квитанции о действительно прошедшей оплате. Как правило, это суммы немаленькие, так что грустно будет потерять деньги из-за плохой чековой бумаги и чернил.

Какой срок хранения кассового чека? От чего зависит сколько надо хранить чек?

По интересующему вас вопросу нет однозначного конкретного ответа с точным сроком исполнения данного действия.

Я так понимаю что вас интересует длительность хранения чеков с целью возможности возврата товара в магазин и обратное получение вложенных денег.

Большинство магазинов и маркетов предоставляет своим клиентам «гарантию» в виде чека, и она касается большого количества видов покупок, в течение определенного срока клиент имеет право на возврат или возможность обмена товара в случаях:

  • брака
  • плохого качества
  • неподходящего размера
  • и т.д.

Каждое предприятие имеет разный «срок гарантии»:

  • после покупки товара в сети конфискованной продовольственной и промышленной торговли, например «Авроры», чеки нужно хранить 14 дней.
  • в маркете к примеру «АТБ» чек нужно хранить сутки.
  • с магазинов одежды и обуви чеки хранят около 7 дней.

2 недели на те товары, которые по законодательству можно вернуть в течение 14 дней. Этикетки в таком случае также должны быть нетронуты. Чеки на те группы товаров, которые возврату не подлежат, хранить бессмысленно (лекарства, предметы личной гигиены и тому подобное).

В течение всего гарантийного срока стоит хранить чеки на бытовую технику и электронику. Также на все группы товаров, на которые предоставляется гарантия.

На продукты питания чеки можно сохранить до истечения срока годности (до их употребления).

Чек это своего рода документ для гарантии или сдачи товара в магазин обратно. Если вы захотите его сдать, то чек следует хранить пятнадцать дней, за это время можно вернуть промышленные товары в магазин.

Если это бытовая техника, то храните чек весь гарантийный срок, который указан в паспорте.

Если имеются в виду продовольственные товары, то можно будет его вернуть сразу в течении суток при наличии брака. К примеру молоко скисло, либо йогурт куплен с плесенью.

На лампочки современные диодные, следует хранить чек весь срок, к примеру три года, такая дается гарантия на замену, если лампа сгорает. Вот такие условия хранения чеков.

Кассовые чеки, которые выдаются в торговых точках при покупке какого-либо товара, хранятся ровно столько времени, сколько позволяет возможность заменить, отремонтировать или возвратить купленное в то же место, где товар был приобретён вами.

Точный и единственный срок хранения чеков просто не существует. Всё зависит от следующего:

  • какой период гарантии указан на упаковке или на специальном талоне; иногда и сам чек может заменять гарантийный талон; в течение всего гарантийного периода и храните чек на непродовольственный товар — например, утюг или энергосберегающая лампочка.
  • до той минуты, с учетом того, что срок хранения ещё не закончился, пока продукт питания не употреблён в пищу.

Хранить чек до бесконечности смысла нет.

Как вести себя на Новый год чтобы не перебрать? Какие советы и правила? Магазины Fix Price. Что купить в январе? Какой график работы 1, 2, 3 января 2019?

Источник: https://iiotconf.ru/kak-hranit-cheki/

Как хранить и куда подкладывать чеки кассового аппарата

Как хранить и куда подкладывать чеки кассового аппарата

На старых образцах ККМ Законодательные требования к данным Оговорены в Приказе ФСН № 229 от 21 марта 2017 г. Не определен, зависит от самой кассы Реквизиты

  • название орг-ции;
  • ИНН орг-ции;
  • ИНН, ФИО кассира;
  • время, дата закрытия;
  • номер кассы;
  • адрес;
  • кол-во сформированных чеков или БСО
  • кол-во не переданных данных в ОФД*
  • время прекращения передачи данных
  • информация об итогах смены, (в том числе прихода, возврата, расхода***
  • название орг-ции
  • ИН орг-ции
  • ФИО, код кассира
  • время и дата, когда сформирован Z-отчет
  • регистрационный номер ККМ
  • сумма прихода и возврата средств
  • итоги смены

Предназначение документа

  • передача данных в ФСН;
  • автоматическое перенесение в бух.

Важно

ПКО, РКО получателя; лица, вносившего деньги. Делают записи непосредственно в день совершения операции. Вести книгу можно в бумажной форме, на компьютере с последующей распечаткой или в электронном виде.

В приходном ордере (форма № КО-1) сосредоточена информация о полученных наличных деньгах. Бланк представляет собой непосредственно ордер и отрывную квитанцию.

Кассир заполняет все графы и подписывает оба фрагмента «приходника». К нему прилагается отчёт о закрытии смены.

Расходный ордер (форма № КО-2) содержит суммы наличных средств, выданных из кассы.

Бланки строгой отчётности печатают посредством онлайн-кассы и представляют покупателю в электронном формате.

Новые документы, обязательные к оформлению

Из новых документов заполняют чек коррекции и возврата товара, отчёт об открытии и закрытии смены.

ФЗ).

Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.

Согласно п. 362 раздела 4.1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете здесь.

Согласно ст.

При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.

Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают.

Сохранить данные отчетов или чеков поможет ксерокопия документа.

При этом оригинал прикладывается к копии (даже если он выцвел), а сама копия заверяется ответственным лицом и печатью организации. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.

Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется.

Нельзя этого допустить, потому что чеки будут считаться непригодными и при запросе банка могут быть неприятные последствия для организации.

Лучшим вариантом для хранения можно считать простой контейнер с низкими бортиками, который можно закрыть и открыть при необходимости. Данный метод позволит удобно систематизировать все документы, поставив на них подписи.

В большинстве случаев, банки могут запросить в первые три месяца после оплаты чеки, поэтому по истечению этого срока их можно будет перевести в архив и хранить там.

Зачем нужно хранить документы об оплате?

Сохранять чеки – обязанность предприятия, которая поможет избежать разбирательств с банком при возникновении форс-мажорных обстоятельств.

Внимание

Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.

Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.

Основные отличия отчета о закрытии смены от Z-отчета

Привычный Z-отчет и новый отчет о закрытии кассы по своей сути являются аналогами. Но имеется определенное отличие в их формировании и задачах.

Таблица 1.

Требования в основном затрагивают отчёты и реквизиты чеков, сроки хранения в ФН (30 дней).

Вся документация заполняется в онлайн-кассе. Она хранится 30 дней в памяти ФН. Автоматический режим выдаёт бумаги Федеральной налоговой службе через интернет. Если данные не придут в течение суток, кассу заблокируют.

Какие документы обязательны для оформления

Указ БР № 3210-У от 11.03.2014 года определяет фиксирование операций.
Оборот документов сохранён после перехода на новые кассы в режиме онлайн.

Все, кто интересуется вопросом, «какие документы нужно заполнить для онлайн касс», получает ответ: все на добровольной основе.

В обязательном порядке оформить приходные и расходные кассовые ордера с занесением в кассовую книгу, бланки строгой отчётности (БСО).

Форма № КО-4 – обязательный унифицированный реестр.

И такая возможность предусмотрена именно при формировании отчета о закрытии смены.

Ниже части «Состояние обмена с ОФД» при нормальной передаче данных должны отображаться нули в следующих строках:

  • дата и время первого не переданного ФД;
  • количество не отправленных чеков.

Фото 3. Образец отчета о закрытии смены. Источник: сайт всекассы.рф

Учитывайте! У определенных моделей ККТ могут быть свои особенности формирования итогового чека. Так, при подключении техники через GPRS модем в строке «Кол-во непереданных документов» может всегда отображаться «1».

А в аппаратах марки Атол дата и время не переданного чека всегда отображается, как текущая.

Но кроме этого, отчет необходим для оформления ПКО.

Чеки – вещь не долговечная. Однако они являются бухгалтерскими документами, а значит, их нужно сохранить, причем, на определенный срок.

Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования.

Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Однако это тоже срок. А чеки, выбиваемые современными кассовыми аппаратами, со временем выцветают. На них уже не видно ни даты, ни суммы, ни какой-либо еще информации.

В детстве, чтобы прочитать информацию на кассовом чеке, мы подносили его к лампочке. От нагревания на нем проступали заветные буквы и цифры.

При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:

  1. Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
  2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
  3. Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
  4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
  5. Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
  6. Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).
  7. Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
  8. Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
  9. Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).

Нужен ли журнал кассира-операциониста

С июля 2017 года журнал можно не вести.

Причем на основании одного отчетного чека можно сформировать несколько приходно-кассовых ордеров, которые будут, в зависимости от проводимых операций, соответствовать различным бухгалтерским проводкам.

Закрытие кассовой смены обязательно отображается в бухгалтерской программе учета.

Фото 4. Образец отображения закрытия кассовой периода в программе 1С: Управление торговлей, в редакции 11.2. Источник: сайт https://its.1c.ru

В карточку кассовой смены вносится время и дата ее окончания, изменяется статус на Закрыто.

Формироваться отчет о закрытии кассы на новых онлайн кассах может по-разному.

А теперь рассмотрим, для чего и как надо хранить чеки.

Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?

Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек.

При этом их необходимо хранить определенное время. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.

Право-online
Добавить комментарий