Необходимые документы при эксплуатации арендованного легкового транспортного средства

Оформление путевых листов: топ-10 вопросов

Необходимые документы при эксплуатации арендованного легкового транспортного средства

Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федеральный закон от 08.11.

2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Первый устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ, а второй регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Минтранс России издал Приказ от 18.09.

2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет.

Таким образом, Приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Чтобы от начала и до конца разобраться в порядке оформления путевых листов с учетом новых требований, смотрите вебинар Контур.Школы «Автотранспортные расходы: путевой лист, бухгалтерский учет и налогообложение». В рамках видеоурока показан образец самостоятельно разработанной формы путевого листа, которую можно использовать.

По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.

При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.

Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе: его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 предусматривает оформление путевого листа либо на рабочий день, либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. При этом в Письме Минтранса от 04.04.

2019 № ДЗ-514-ПГ говорится, что срок действия путевого листа не регламентирован, а пункт 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого путевой лист может быть использован.

В случае если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Таким образом, путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе следующие обязательные реквизиты:

  • показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
  • дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
  • дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Действительно, в Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств.

Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п.

 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.

1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований. Поэтому унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.

При этом путевые листы могут быть составлены компанией в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.

2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Проведение предрейсовых медосмотров дистанционным способом действующим законодательством не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3). На сайте онлайнинспекция.рф говорится, что дистанционно можно провести лишь некоторые манипуляции, входящие в предрейсовый медосмотр. Но невозможно проверить состояние кожных покровов, слизистых глаз, склер, зрачков и их реакцию на свет.

Суд также отмечает, что прохождение предрейсовых медосмотров удаленным способом с использованием телемедицинских технологий не соответствует положениям Федерального закона от 10.12.1995 № 196 «О безопасности дорожного движения» (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

Если проводить предрейсовые медосмотры водителей дистанционно, то контролирующие органы, скорее всего, расценят это как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения медосмотра и привлекут к ответственности, предусмотренной частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафа:

  • для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
  • для руководителя — от 15 000 до 25 000 руб.

В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.

По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Есть и противоположные мнения судов о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Исходя из сказанного безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не относит к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства.

Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.

2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.

2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

В целях предотвращения риска исключения при проверке из состава налоговых расходов затрат на приобретение ГСМ лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий.

Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта было исключено упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г.

№ АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Таким образом, организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорилось в разъяснениях Минфина, который признает право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать как Минтрансовские, так и собственные нормы расхода ГСМ, только не забывая прописать в своей учетной политике выбранный вариант.

Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.

2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

  • заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
  • данных технической документации автотранспорта;
  • информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
  • актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

Способ заполнения путевых листов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не установлен. Однако из положений этого документа следует, что даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов.

Дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств, проводивший соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов.

Таким образом, все отметки медика и технического контролера могут быть сделаны только от руки.

Кроме того, путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказа, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

При этом путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст.

9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом: частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1683

Аренда автомобиля у физлица. Собственное Дело, № 3, Февраль, 2008

Необходимые документы при эксплуатации арендованного легкового транспортного средства

Аренда автомобиля у физлица

«Для того чтобы оставаться на одном месте, у нас нужно бежать со всех ног. А чтоб куда-то попасть, бежать нужно вдвое быстрее» — так говорила Королева из Зазеркалья Алисе. Наверное, в наш век быстрых изменений это выражение выглядит не так уж и сказочно. Чтобы добиться успеха, предпринимателю нужно опередить конкурентов. А бежать вдвое быстрее ему помогает автомобиль.

Если личного авто нет, его можно арендовать, например у физлица (в том числе своего работника). О том, как без ошибок построить автоарендные отношения, включая договорные формальности, документооборот, вопросы лицензирования и налогообложения, — сегодняшний разговор.

Инесса МОКРОНИС, консультант газеты «Собственное Дело»

Как правильно заключить договор

Предприниматель вправе взять в аренду автомобиль как у субъекта предпринимательства, так и у обычного гражданина, который имеет собственный автомобиль. При этом совершенно неважно, состоит ли такой гражданин в трудовых отношениях с предпринимателем или нет.

Оформить аренду можно, заключив

договор аренды транспортного средства. Это гражданско-правовой договор, и регулируется он нормами ГКУ документ1. Составляется в письменной форме. Кроме того, если договор аренды автомобиля мы заключаем с физлицом — не субъектом предпринимательства, его нужно обязательно заверить у нотариуса (статья 799 ГКУ).

Хотя типовая форма договора аренды транспортного средства законодательством и не предусмотрена, однако ГКУ содержит ряд

обязательных требований, которые нужно включить в договор (статьи 801 — 804 ГКУ):

— арендатор обязан поддерживать транспортное средство в соответствующем техническом состоянии;

— затраты, связанные с использованием транспортного средства, в том числе

с уплатой налогов и иных платежей, несет арендатор;

страхованиетранспортного средства осуществляется арендодателем;

арендатор обязан возместить убытки, связанные с потерей или повреждением транспортного средства, а такжеущерб, причиненный третьим лицам в связи с использованием транспортного средства.

Примерную форму договора аренды автомобиля у физлица мы приведем в конце статьи.

Кроме того, налоговики в своих консультациях обращают внимание на необходимость указать в договоре:

наименование и марку автомобиля, госномер, цвет, год выпуска, номера двигателя, шасси и кузова, реквизиты техпаспорта, а также срок аренды автомобиля, сумму арендной платы, форму оплаты (денежная, натуральная или иная) и периодичность проведения расчетов (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 29, с. 36).

Также во избежание в дальнейшем недоразумений с арендодателем в договоре

целесообразно указать все дефекты кузова, которые имеются на момент подписания договора, а также перечислить все объекты, которыми оснащен автомобиль, например: магнитофон, подушки безопасности, аптечка, огнетушитель, комплект инструментов, запасное колесо и т. п.

И еще один нюанс. Нередко предприниматель принимает на работу физическое лицо при условии, что в трудовой деятельности

оно будет использовать свой автомобиль. При этом в нерабочее время автомобиль находится у самого работника. Чтобы избежать в таком случае недоразумений с проверяющими (ведь пробег, указанный в путевых листах на конец предыдущего и начало следующего дня, будет отличаться, так как в нерабочее время работник может ездить по своим нуждам), в договор аренды целесообразно включить пункт о хранении автомобиля в нерабочее время у арендодателя.

Какие документы надо иметь

Техническая документация на автомобиль.

После подписания договора автомобиль передается арендатору. Вместе с ним арендодатель должен передать соответствующую техническую документацию на транспортное средство, оговоренную в договоре аренды, например: техпаспорт, руководство по эксплуатации, техобслуживанию и ремонту с описанием технических характеристик автомобиля и др.

Акт приемки-передачи автомобиля.

Отношения аренды нужно документально оформить.

Факт получения автомобиля оформляется актом.

Утвержденной формы акта в данный момент нет, поэтому можно составить его в произвольной форме (примерную форму акта мы привели в конце статьи).

Временный регистрационный талон.

Затем предприниматель и собственник автомобиля должны обратиться в ГАИ с заявлением о выдаче арендатору временного (на период действия договора аренды) регистрационного талона (пункт 15 Правил № 1388 документ 2), подтверждающего право пользования арендованным автомобилем. Такой талон наряду с водительскими правами и другими документами на груз обязательно должен находиться у водителя во время перевозки грузов (или пассажиров) для собственных нужд предпринимателя.

Иметь регистрационный талон важно еще и потому, что

налоговики категорически отказываются признать право на расходы, если временный регистрационный талон на арендованное транспортное средство не оформлен (письмо ГНА в г. Киеве от 24.11.2006 г. № 976/10/31-106). И хотя правомерность подобной точки зрения достаточно сомнительна, все же конфликтов на этой почве лучше избегать.

Страховой полис гражданской ответственности.

Источник: https://i.factor.ua/journals/sb/2008/february/issue-3/article-93523.html

Право-online
Добавить комментарий