Сколько должны храниться договора в организациях

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Сколько должны храниться договора в организациях

Срок хранение договоров о поставке

Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

Внимание

Для подтверждения принятия предметов на хранение организация выдает двойное или простое складское свидетельство либо квитанцию. Отличие между ними состоит в том, что первые два документа относятся к категории оборотоспособных ценных бумаг.

Квитанция таковой не является. Более того, она не считается товарораспорядительным документом. Она не может быт передана сторонним лицам. В случае оформления консенсуального соглашения, стороны могут использовать традиционную форму документа.


При этом в таком договоре не только фиксируется обязательство склада принять продукцию на временное содержание в оговоренный участниками сделки период, но и конкретизируется режим размещения объектов, детализируются условия компенсации чрезвычайных затрат.

В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты.

Срок хранения договоров

Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна): Когда начинается срок хранения договора? В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора». Когда наступает этот срок и как его определить? Срок действия договора может быть указан в тексте самого документа.

Важно

Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно. Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания.

Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы. Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему.
Элементарный пример: договор со строительной компанией на ремонт офиса.

Сроки хранения договоров

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет.

Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно.

Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже. Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

  • Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Специализированные помещения общего пользования Ключевым признаком таких складов выступает то, что разрешением, законодательством или другим нормативным актом на коммерческие организации, в ведении которых они находятся, возлагается обязанность принимать продукцию на хранение от любого владельца. Соответствующее правило предусматривает 908 статья ГК в п. 1.

Договоры, которые заключаются со всеми, кто желает сдать товар на хранение, считаются публичными. Кроме специализированных помещений общего пользования, существуют и ведомственные площади.

Их функционирование связано с обслуживанием организаций и предприятий, включенных в соответствующую ведомственную систему.

Однако если имеются свободные мощности, такие склады могут принять на хранение продукцию от сторонних компаний.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Дополнительные особенности Обычно при приеме продукции склад должен провести за свой счет проверку, определить внешнее состояние и количество предметов. Данные осмотра заносятся в соответствующие документы. Хранитель может самостоятельно изменить условия содержания объектов, если это необходимо. О мерах, которые приняты, организация обязана сообщить владельцу продукции.

В случае выявления во время хранения фактов повреждения объектов, выходящих за рамки оговоренных в договоре или обычных нормативов порчи, составляется акт. В день его оформления извещается владелец продукции.

Следует отметить еще одну особенность хранения на складе. Владелец продукции получает от принявшей стороны специальный документ. Стоит учесть, что без его составления письменная форма соглашения не будет считаться соблюденной.

Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

  • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
  • мены, займа и кредита;
  • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
  • найма;
  • на медицинское обслуживание;
  • о материальной ответственности.

Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года.

Источник: https://sroorgru.com/skolko-let-hranyatsya-dogovora-s-postavschikami/

Срок хранения договоров в организации

Сколько должны храниться договора в организациях

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности.

Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств.

Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями.

Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм.

Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. Р’ тексте может иметься формулировка «РґРѕ погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, РґРѕРіРѕРІРѕСЂ аренды помещений РїСЂРё условии включения данных адреса месторасположения РІ реестр организаций Рё прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров.

Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации.

Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные Рѕ номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг Рё прочее;
  • указание длительности действия Рё данные Рѕ конечной дате формы, если отсутствует РёРЅРѕР№ характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним.

Контроль Р·Р° ведением журналов возлагается РЅР° различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры.

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество СЃ контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится РїРѕ постоянно действующим хозяйственным соглашениям Рё разовым договорам, например, РЅР° поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно РіСЂСѓРїРїРёСЂСѓСЋС‚ РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕ назначению Рё устанавливают СЃСЂРѕРєРё РЅР° основании деловой необходимости Рё СЃ учетом минимально допустимого периода  – 5 лет. Р’ учете коммерческой компании соглашения используют РІ качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы СЃСЂРѕРєРѕРј свыше 5 лет.

�сключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость РІ столь длительном периоде основана РЅР° использовании данных РїСЂРё начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам.

Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений.

Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.

Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

�стечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию.

В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг.

Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность Рё выдержавшие положенный СЃСЂРѕРє хранения. Р�нформация Рѕ периодах хранения берется РёР· журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм Рё сверка периодов СЃ внутренним документом, регламентирующим СЃСЂРѕРєРё;
  • составление РѕРїРёСЃРё документов;
  • утилизация Рё составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Скачать список сроков хранения документов организаций

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalteriya/srok-xraneniya-dogovorov

Срок хранение договоров о поставке

Сколько должны храниться договора в организациях

В результате пересмотра по нему принимается решение. Комиссия может продлить срок хранения или указать на необходимость уничтожить документы. Рекомендации Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием. Это особенно актуально для крупных компаний. В этой связи специалисты рекомендуют:

  1. Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов.
  2. Создать единый их список.
  3. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров.
  4. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

  • С субъектами, оказывающими услуги. К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения.

Важно Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.

  • Подряда.

    Такие договоры используются при строительстве.

  • С сотрудниками.
  • Книги регистрации выполняют очень важную функцию.
  • Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе.

    Особенности периодов Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.

    При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам.

    Cколько должны храниться договора в организациях?

    Ответственность и исполнители Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы.

    Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок.

    Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему анию, конкретное ответственное лицо.

    Срок хранения договоров поставки

    По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

    Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел.

    Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности: Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие; Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем; Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения. Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

    Срок хранения договоров поставки в рб

    Документальное оформление правоотношений создает основу для законного ведения деятельности. Заключение соглашения обеспечивает гарантию исполнения условий сделки.

    Договоры действуют до завершения погашения обязательств.

    Эти документы имеют юридическую силу и используются участниками отношений при возникновении споров, а также контролирующими и судебными органами при реализации ими своих функций.

    Один из самых актуальных вопросов, возникающих у руководителей предприятия, связан с хранением договоров. Рассмотрим его подробнее. Общие правила Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения.

    Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в учетной политике организации. Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел.

    При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

    Источник: http://pbcns.ru/srok-hranenie-dogovorov-o-postavke/

    Хранение договоров в организации

    Сколько должны храниться договора в организациях

    От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

    Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

    В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

    • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
    • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
    • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
    • аренду помещений;
    • проведение специальной оценки рабочих мест;
    • поставку канцелярских принадлежностей.

    Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

    Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

    Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

    Кому поручается текущее хранение договоров в организации

    Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

    Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

    Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

    Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции.

    Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.

    Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

    Справка

    Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря

    Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

    Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

    Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении  

    Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

    Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы.

    При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

    В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

    • порядковый номер записи;
    • наименование (тип) договора;
    • указанная в нем стоимость или цена;
    • информация о второй стороне, подписавшей документ;
    • дата заключения договора;
    • срок его действия (если он оговорен);
    • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
    • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
    • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
    • примечание;
    • номер дела в котором хранится договор.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211142-hranenie-dogovorov-v-organizatsii-17-m11

    Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

    Сколько должны храниться договора в организациях

    Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.Журналы регистрации несут дополнительную функцию.

    При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

    Примеры сроков хранения по видам договоров Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет.

    В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет. Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников.

    Сроки хранения договоров на оказание платных медицинских услуг

    Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы. Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет. Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

    Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

    К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.
    Советуемся с коллегами Секретарь и делопроизводитель может и не знать обо всех договорах, которые заключает организация. Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что так оно и есть.

    Поэтому сделать нужно следующее: 1) вынести из предметных указателей обоих перечней все виды договоров, которые там прописаны; 2) сформировать их в единый список; 3) взять в руки этот список и пройтись по всем отделам компании, которые могут заключать договоры; 4) показать начальникам этих отделов список и попросить отметить галочкой те виды договоров, которые заключает его отдел. На этом этапе может обнаружиться, что при одинаковом смысловом значении наименования договоров в организации и в перечне могут различаться. Например, отдел автотранспорта заключает договоры ОСАГО, которые попадают под статью Перечня-1 номер 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности».

    Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени.

    Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг.

    Хранение договоров в архиве на постоянной основе — не самое лучше решение, тем более что некоторые компании умудряются даже на этом немного заработать, отдавая их в макулатуру и так далее.

    Пример системы учета и хранения Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг.

    Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.

    • Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.
    • Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие. Учет в журналах для контроля сроков Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров.

      Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации.

    Источник: http://redtailer.ru/skolko-let-nado-hranit-dogovora-okazaniya-uslug/

    Право-online
    Добавить комментарий