Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

Восстановление кадрового делопроизводства пошаговая инструкция – СИЗ, нормы, инструкции

Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

  • 1 Советы для восстановления кадрового делопроизводств
  • 2 Кадровое делопроизводство с нуля — Советы юриста — АНГАРД.РФ
  • 3 Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция
  • 4 Восстановление кадрового делопроизводства, учета, документации, Услуги юристов
  • 5 Восстановление кадрового учета, кадровый учет, восстановление кадрового учета +с нуля, ведение кадрового учета, делопроизводство

Восстановление кадрового делопроизводства – процесс небыстрый, трудоёмкий, требующий внимания, кропотливости и знания изменений в трудовом законодательстве.

Причины, по которым требуется восстановление документов:

  • в организации не велся кадровый учет;
  • нет кадрового работника, его функционал возложен на сотрудника, не имеющего представления о кадровой работе;
  • сотрудник отдела кадра не обладает соответствующими знаниями, опытом и квалификацией.

Если в отделе кадров компании работает 1 — 2 специалиста, которые не располагают необходимым количеством временем для восстановления кадрового документооборота, лучше, не теряя времени, обратиться к квалифицированной и опытной команде профессионалов.

Она организует проведение полного аудита в короткие сроки и качественно восстановит документы.

В первую очередь определите:

  • за какой период будут восстанавливаться документы;
  • какие документы должны быть в организации.

Трудовое Законодательство РФ предусматривает для организаций три типа документов: обязательного характера, рекомендательно – обязательного характера и рекомендуемого характера.

Разберем какие документы, к какому характеру относятся

Обязательные:

  • локально-нормативные акты (далее по тексту – ЛНА);
  • приказы по основной (производственной) деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • трудовые договоры (далее по тексту – ТД);
  • личные карточки Т-2;
  • график отпусков;
  • книг учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Рекомендательно – обязательные:

Рекомендуемые:

  • журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним;
  • журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности;
  • должностные инструкции для каждой должности.

Как составить план работ

План работ позволит рассчитать сроки, этапы проведения работ, не упустить важные факторы. Условно его можно разделить на 3 части:

  1. Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых
  2. Работа с имеющимися кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса
  3. Работа с персоналом

Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых

При проверке учитывается:

  • все ли обязательные локально-нормативные акты есть в организации;
  • правильно ли они утверждены;
  • как они наполнены. Часто на практике мы встречаем ЛНА взятые из интернет-ресурсов и неоткорректированные под деятельность компании.

В ЛНА необходимо вносить действующую информацию и изменения, касающиеся Трудового Законодательства.

Обязательные ЛНА для Организаций:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • правила и инструкции по охране труда для работников;
  • положение о порядке хранения и использования персональных данных;
  • положение об оплате труда работников.

Необязательные ЛНА, но рекомендуемые:

  • положение о командировках;
  • положение о премировании;
  • положение о ненормированном рабочем дне.

Если организация относится к микропредприятию, можно не разрабатывать отдельные локально-нормативные акты. Но тогда условия и гарантии необходимо включить в типовой трудовой договор.

Если в организации есть обязательные ЛНА, их необходимо проверить на актуальность данных на соответствие изменений Трудового Законодательства и сравнить с трудовым договором, используемым в организации.

ВАЖНО: трудовой договор должен быть создан на базе ЛНА, расхождений быть не должно.

Работа с кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса

В первую очередь проверьте ТД на различия с локально-нормативными актами и на наличие:

  • пунктов, отражающих права и обязанности работодателя и работника;
  • перечня обязательных условий, утвержденных ТК РФ, для внесения в трудовой договор.

ПОМНИТЕ: Проверка трудовых договоров занимает большое количество времени, потому что нужно проверить трудовые договоры всех работников.
Нельзя провести аудит, сделав выборочную проверку работников.

На основании ТД работника, проверяется:

  • приказ на прием работника (в нем важно наличие обязательных условий и чтобы они не отличались от условий ТД);
  • должностная инструкция (наличие обязательных глав, соответствие должности, требований, знаний и функционала к текущей деятельности работника).

ИЗ ОПЫТА: при проверке, сотрудники Talent Pool часто видят на предприятиях должностные инструкции, скачанные из сети Интернет, не отредактированные и не подходящие к организации. В таком случае работодатель не сможет привлечь к дисциплинарной ответственности работника за невыполнение своих трудовых обязанностей..

Во вторую очередь, проверьте книгу учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, потому что в нее вносится информация о принятом работнике на основании приказа на прием:

  • внесен ли каждый принятый работник, номер и дата приказа о приеме работника на работу;
  • правильно ли записан номер трудовой книжки работника;
  • верно ли указаны должность и отдел работника.

ВАЖНО: книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть обязательно пронумерована, прошита и опломбирована. Книгу учета нужно заполнять внимательно, не допуская ошибок, в ней не допускаются перечеркивания и использование корректирующих средств. За неправильное оформление и за отсутствие книги учета, ГИТ может оштрафовать организацию:

Первичное нарушение

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
  • для организации – от 50 000 до 70 000 руб.

В третью очередь проверяем оставшиеся приказы по личному составу.

К ним относятся приказы о:

  • переводе работника;
  • предоставлении отпуска;
  • направлении работника в командировку;
  • поощрении работника;
  • увольнении работника;
  • изменении персональных данных.

ПОМНИТЕ: все приказы, кроме приказа об изменения персональных данных, формируются в программах баз данных для автоматизации бизнеса. Поэтому проверьте реестры кадровых документов, заведенных в базе:

  • сформируйте список документов за необходимый период;
  • проверьте наличие оригиналов, наличие правильного заполнения и присутствие всех подписей документов из списка.

Для проверки приказов об изменении персональных данных, необходимо поднять:

  • личные карточки Т-2 (проверяется наличие персональной информации о работнике, информации о приеме, перемещении на другую работу, об отпуске, аттестации и об увольнении работника. Не допускаются перечеркивания, исправления и использование корректирующих средств. Работник должен быть ознакомлен под подпись с личной карточкой Т- 2);
  • заявления работников на изменение персональных данных;
  • соглашения на изменения условий ТД.

Просмотреть по данным документам у кого из работников произошли изменения персональных данных и проверить приказы.

На данном этапе проверки, также стоит уделить внимание изучению штатного расписания.

ИЗ ОПЫТА: Трудовое Законодательство не обязывает работодателя иметь в наличии штатное расписание, но во многих нормативных актах есть ссылки на него. ГИТ при проверке обязательно запросит Штатное расписание организации. Поэтому лучше позаботиться о его наличии.

И в заключении, для проверки остаются приказы по основной деятельности, созданные по инициативе работодателя с целью оперативного управления ключевыми рабочими процессами. Их наличие проверяется с помощью журнала учета приказов по основной (производственной) деятельности. Если журнал в организации не предусмотрен, проверка ведется по порядковым номерам.

При проверке приказов необходимо проверить:

  • наличие всех подписей (утверждений) ответственных лиц и работников;
  • правильность формулировок целей приказов, отсутствие расплывчатых формулировок.

ИЗ ОПЫТА: для понимания, что именно и по какому сотруднику нужно восстановить, рекомендуем использовать таблицу, отмечая при проверке, каких документов не хватает, и в какие документы необходимо внести изменения.

Работа с персоналом

На данном этапе проверки запрашиваются, при нехватке, необходимые персональные документы по работающему в данный момент составу. После того как вся работа проделана, работники подписывают восстановленные документы.

ИЗ ОПЫТА: процесс восстановления кадровых документов требует от работника:

  • глубоких знаний Трудового Законодательства;
  • мониторинга последних изменений;
  • умения применять законодательство на практике;
  • быстро анализировать большой объем информации;
  • достаточное количество свободного времени, которое потребуется для качественной и результативной работы.

Если нет времени или возможности для проведения проверки своими силами, проблема решаема: позвоните, привлеките профессиональных аудиторов Talent Pool. Кадровое делопроизводство вашей компании к нужному сроку будет в полном порядке.

Источник: http://talentpool.ru/informatsionnyy-razdel/sovety-dlya-vosstanovleniya-kadrovogo-deloproizvodstva/

Кадровое делопроизводство с нуля — Советы юриста — АНГАРД.РФ

Эта статья будет полезна не только опытным кадровым работникам, но и бухгалтерам, офис – менеджерам, которым из-за нехватки кадров, руководство поручило вести кадровый учет. Зачастую этой работой занимаются и начинающие коммерсанты, поэтому шаг за шагом, мы вместе постараемся привести в порядок Ваше кадровое делопроизводство.

Источник: http://rossiz.ru/vosstanovlenie-kadrovogo-deloproizvodstva-poshagovaya-instruktsiya/

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП.

Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства.

Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

  • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
  • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
  • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии.

Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет.

По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии.

Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе.

Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится.

Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором.

В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести.

Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы.

Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно.

А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено».

Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива.

Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей.

Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий.

Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть.

Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП.

Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

Особое мнение

Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании:

1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда.

Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2018 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2017 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2018 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей.

2. Трудовые споры с работниками.

Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.

Как восстановить кадровое делопроизводство на предприятии, видео

Источник: https://clubtk.ru/vosstanovlenie-kdp-na-predpriyatii-poshagovaya-instruktsiya

Восстановление кадрового учета – пошаговая инструкция для кадровика

Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Ситуация с отсутствием кадрового учета или его ненадлежащим ведением на хозяйствующем субъекте в кадровой практике нередка.

Зачастую руководство не уделяет этому достаточно важному вопросу должного внимания, следствием чего является не только хаос в бумагах, но и определенные меры со стороны государства. Исправить и предотвратить это поможет восстановление кадрового учета.

С чего он начинается и на что обращать внимание в процессе, рассмотрено далее.

Восстановление кадрового делопроизводства – сущность понятия

Под восстановлением делопроизводства следует понимать приведение имеющейся кадровой документации в норму, обусловленную отечественными законодательными актами, а также разработка недостающих бумаг.

Целями подобных исправлений ситуации являются систематизация документооборота, касающегося штатных единиц, предотвращение спорных ситуаций с ними, а также минимизация негативных последствий проверок хозяйствующего субъекта.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Сотрудник, решивший восстановить кадровый документооборот, должен действовать по определенной схеме.

Первое, что он должен сделать, – ознакомиться с наличием таких документов, выдаваемых при регистрации субъекта, как:

  • Устав;
  • решение о назначении гендиректора;
  • свидетельство о присвоении ОГРН;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой;
  • банковские документы, подтверждающие открытие счетов;
  • извещение из ПФР и ФСС.

После изучения регистрационных бумаг проверяют наличие и комплектность кадровых. Согласно трудовому законодательству, они делится на:

  1. обязательные;
  2. рекомендуемые.

К первым относится:

Кроме того, обязательными, согласно Постановлению № 225 от 16.04.2003 г., являются также личные карточки подчиненных (ф. Т-2).

Ко второму типу документации (рекомендуемым) относят различные учетные журналы (например, договоров и приложений к ним, распоряжений администрации), положения (о выплате премий) а также должностные инструкции.

Отсутствие каких-либо документов, особенно обязательных, фиксируется в докладной записке либо акте приема-передачи дел.

Вторым шагом сотрудника после анализа наличия и комплектности документов является проверка их содержания и формы, в ходе которой следует обращать внимание на:

  • правильность утверждения бумаг;
  • наличие в них всех обязательных пунктов.

Без этого дальнейшее восстановление кадровой документации будет невозможным.

Так, в Уставе содержится:

  • полное и краткое название хозяйствующего субъекта;
  • сведения о месте его нахождения;
  • информация о составе и функционале ее управленческих органов, размере УК, правах и обязанностях участников, порядке документооборота;
  • иные сведения.

Важно убедиться, что все внесенные в документ существенные корректировки (к примеру, о смене руководства) зарегистрированы в налоговой. Для этого следует запросить выписку из ЕГРЮЛ.

В процессе ознакомления с ПВТР проверяется наличие пунктов о порядке трудоустройства и расторжения рабочих отношений с подчиненными, их основных правах, обязанностях и ответственности, трудовом режиме, а также иных, определенных ст. 189 ТК.

В трудовых соглашениях проверяется указание рабочего места подчиненного, его функционала, отражение начала работы и ее условий, трудового режима и так далее.

Полный перечень обязательных пунктов трудового договора (ТД) отражен в ст. 57 ТК РФ.

Проверка трудовых договоров всех штатных единиц – достаточно трудоемкая процедура, сократить которую (например, путем выборочного ознакомления) нельзя.

Параллельно с ТД подчиненного, проверяется:

  • приказ о его трудоустройстве (важно, чтобы информация в двух документах была одинаковой);
  • его должностная инструкция (на наличие обязательных глав, требований к текущей деятельности, знаний и функционала).

На практике нередки ситуации, когда должностные инструкции бездумно скачиваются из интернета и используются без редактуры с учетом специфики деятельности компании или предприятия. В таком случае привлечь к ответственности работников за невыполнение их пунктов невозможно.

В штатном расписании, часто требуемом налоговиками в ходе налоговых проверок, должны быть зафиксированы:

  • наименование отделов или подразделений, а также должностей;
  • объемы оплаты труда и поощрений.

Проверка приказов по основной деятельности, созданных по инициативе управленца с целью контроля ключевых рабочих процессов, заключается в контроле наличия:

  • виз ответственных лиц и подчиненных;
  • корректных формулировок целей приказов.

Изучение содержания трудовых книжек подразумевает проверку:

  • наличия записей о трудоустройстве подчиненных, их внутренних передвижениях, поощрениях и увольнениях;
  • соответствия записей законодательным требованиям и фактическому состоянию дел.

Также немаловажно при восстановлении учета кадров определить:

  • ответственных за разработку и хранение недостающих или некорректных документов лиц и тех, кто, в будущем, будут отвечать за восстановленный документооборот;
  • участников разработки и утверждения новых документов.

Следует также проверить оформление дополнительной работы (совмещения, расширения функционала, увеличения объёма работы) на наличие таких ошибок:

  • совмещение имеет место де-факто, но де-юре не отражено;
  • дополнительная работа вменена подчиненного без полученного от него согласия (возложена распоряжением управленца);
  • вместо совмещения оформлено совместительство.

На этом этапе также проверяется документирование переводов, перемещений увольнений. На практике имеют место следующие нарушения:

  • полученные от штатных единиц соглашения на перевод составлены некорректно либо отсутствуют;
  • отсутствуют приказы на перевод;
  • в приказах на перевод отсутствуют подписи подчиненных;

Что касается внутренних перемещений (в пределах одного субъекта), то согласия работника на них не требуется в том случае, если они не влияют на определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора (ст. 72.1 ТК). Если же в ТД отмечено наименование подразделения, перемещение в другой отдел требует получения согласия.

Наиболее распространенной ошибкой при оформлении увольнений является отсутствие документов-оснований. Если восстановить их не получится, об этом следует доложить руководству. Также важно проверить, всем ли уволенным выданы их трудовые книжки и положенные средства (ст. 140 ТК).

Также следует проверить содержание документов по ОТ. Особенно внимательно следует ознакомиться с результатами спецоценки условий труда.

В заключение проверяется рабочее время коллектива, которое должно соответствовать законодательно определенному (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Для этого сопоставляются все устанавливающие и регулирующие его рабочие документы (в частности, табель учета ф. Т-12 и ф. Т-13, который, согласно ст. 91 ТК РФ, должен иметься на любом хозяйствующем субъекте).

Особое внимание уделяется проверке продолжительности рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ), ненормированного рабочего дня, привлечения к ночной и сверхурочной работе (ст. 96, ст. 99 ТК РФ).

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверки:

  • в документах не указан режим рабочего времени подчиненных;
  • документы противоречат друг другу либо отсутствуют.

Суммированный учет рабочего времени, если он ведется в компании, должен быть отражен в ПВТР (ст. 104 ТК РФ).

Третьим шагом сотрудника станет непосредственно восстановление учета, в ходе которого важно помнить следующее:

  • разработка локальных актов возлагается на управленца, а, в некоторых случаях, требует участия профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ);
  • ТД должны быть составлены в 2-х экземплярах (один из них, согласно ст. 67 ТК РФ, передается подчиненному) и распечатаны, но не на фирменном бланке, поскольку они представляют собой соглашение равных между собой сторон. В случае, если изменения ТД нигде не отражались, со штатными единицами заключаются допсоглашения, содержащие точную дату вступления в силу корректировок;
  • электронные распоряжения администрации должны быть распечатаны, подписаны руководством и работниками (ст. 68, 84.1 ТК РФ), а также иметь дату ознакомления подчиненных;
  • все имеющиеся электронные карточки ф. Т-2 должны быть распечатаны, недостающие — оформлены и продемонстрированы подчиненным, причем они должны расписаться о том, что ознакомлены с документом;
  • трудовые книжки подчиненных не должны находиться у них на руках. Они хранятся в отделе кадров (либо бухгалтерской службе, если его нет). Отсутствующие заменяются на дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  • приказы об отпусках должны быть распечатаны. Они хранятся на протяжении трех лет и более ранние восстанавливать не нужно. Недостающие за последние три года восстановить надо, с учетом данных бухгалтерских записок-расчетов, заявлений на отпуск от подчиненных и т. д.;
  • приказы о трудоустройстве и увольнении подчиненных следует восстановить полностью. Если завизировать их нельзя, можно подшить в дело неподписанный документ с пометкой «восстановлено»;
  • табель учета рабочего времени должен храниться в печатном виде в отделе кадров;
  • график отпусков на текущий год должен быть распечатан. Восстанавливать их за предыдущие годы не нужно, поскольку срок их хранения – 12 месяцев. Документ за предыдущий календарный период хранится до завершения того периода, который следует за периодом завершения его делопроизводства (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558).

Начинать восстановление кадровых документов легче всего с трудовых договоров, особенно по работающим и недавно уволенным подчиненным, которых можно пригласить для визирования исправленного или оформленного документа.

Использование в хозяйствующем субъекте вместо него job offer не регламентируется законом. Оформление ТД требуется в любом случае.

В теории, восстановление должно проходить с учетом временных отрезков, то есть дат принятия ТД либо его корректировок.

Но на практике это возможно не всегда (например, имеет место смена руководства и уволившийся управленец не может завизировать составленный документ).

В таком случае алгоритм действий следующий:

  • сотрудник в письменном виде уведомляется об отсутствии заключенного с ним при трудоустройстве ТД и необходимости его составить;
  • текущей датой составляется ТД с указанием реальной даты трудоустройства подчиненного и актуального оклада, и визируется действующим руководством. К нему прикладывается уведомление штатной единицы, объясняющее расхождение в датах.

Впрочем, хозяйствующий субъект может и не избежать наказания за несвоевременное оформление ТД (то есть позднее срока, упомянутого в ст. 67 ТК РФ, а именно 3 дней с даты официального трудоустройства), подразумевающего штраф до 50.000 руб. для юрлица или до 5000 руб. – для должностного (п. 5.27 КоАП РФ).

Если ТД имеется, но отсутствуют его изменения, которые, тем не менее, должны обязательно быть зафиксированы согласно ст. 72 ТК РФ, следует составить допсоглашения.

Если подчиненный работает в компании или на предприятии длительный период и сделать их все не представляется возможным ввиду смены административного органа, восстановление проводится с максимально удобного временного промежутка, после согласования всех нюансов с сотрудником и руководством.

При восстановлении трудовых книжек (корректировке записей в них или замене на дубликат) следует руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Пример корректировки записи в трудовой

Запись в трудовой книжке Иванова О.О. о его трудоустройстве сделана некорректно. Дальнейшие записи оснований для ее аннулирования не содержат.

Для исправления ошибки делается следующая запись:

№/текущая дата/ Запись № ___ недействительна, «правильная формулировка и дата трудоустройства».

На совместителей книжки не ведутся.

Что касается восстановления личных карточке ф. Т-2, то, для начала, их следует распечатать (если они ведутся электронно) и предоставить сотрудникам для ознакомления под роспись. В имеющиеся карточки можно вручную вписать недостающие сведения, если имели место корректировки.

Восстановление штатного расписания проводится по периодам.

Его порядок зависит от хронологии утверждения приказов по подчиненным, поскольку внутренние перемещения или изменения выплаты трудового вознаграждения оказывают прямое влияние на структуру расписания.

К примеру, при переводе работника в другое подразделение проверяется утверждение в действующем на тот период документе его новой должности и оклада.

Законодательно разрешенные способы восстановления штатного расписания:

  • утверждение нового;
  • корректировка существующего путем издания руководителем соответствующего приказа.

При большом количестве вносимых в документ изменений лучше прибегнуть к первому варианту. В случае, если их несколько, актуален второй вариант.

Из вышеприведенного можно сделать вывод, что восстановление кадрового учета – весьма кропотливое дело, охватывающее многие аспекты деятельности хозяйствующего субъекта. Тем не менее, его следует осуществить, чтобы оградить себя от разбирательств с работниками и проверяющими органами. (17 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta-poshagovaya-instruktsiya.html

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства
Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов
Восстановление обязательных локальных нормативных актов и обязательных кадровых документов
Проверка и восстановление кадровых документов работников
Проверка и восстановление документов по основным кадровым процедурам
Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?
Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов.

Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы.

В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

https://www.youtube.com/watch?v=wAarvZP0P7Y

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор.

Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение.

А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали.

Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

https://www.youtube.com/watch?v=o-vdd3TtXtQ

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания.

Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию. Все это станет причиной проигрыша в суде.

Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

    Обратите внимание!

    Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

  7. Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta-poshagovaya-instruktsiya/

Право-online
Добавить комментарий